Manajemen Proyek

1. Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek. (Iman Soeharto, 1999)

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas

Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan ( organizing ), pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen

Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :

√ Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek

√ Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan

√ Kualitas yang sesuai dengan persyaratan

√ Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar

Proses perencanaan ( planning ) proyek dapat dikelompokkan menjadi dua tahap, yaitu yang pertama planning dalam garis manajemen konsultan dan yang kedua dalam garis manajemen kontraktor.

Perencanaan yang ditangani oleh konsultan mencakup perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada perencanaan anggaran biaya dan durasi pekerjaan.

Perencanaan yang ditangani oleh kontraktor mencakup perencanaan metode kontraktor, rencana anggaran dalam pelaksanaan dan perencanaan administrasi lapangan maupun perusahaan.

Metode manajemen proyek yang digunakan oleh pelaksana proyek (kontraktor) baik manajemen pelaksana, manajemen pengawasan, serta manajemen dari organisasi pemilik proyek pada umumnya adalah sama yaitu dengan berpatokan pada laporan-laporan tertulis yang disesuaikan dengan keadaan nyata dilapangan. Laporan-laporan tertulis tersebut bisa berupa laporan harian, laporan mingguan dan lain-lain.

Dan menurut R. Sutjipto (1985), sebuah proyek dapat didefenisikan sebagai suatu usaha dalam jangka waktu yang ditentukan dengan sasaran yang jelas yaitu mencapai hasil yang telah dirumuskan pada waktu awal pembangunan proyek akan dimulai.

Bertitik tolak dari pemikiran ini, maka maksud dan tujuan manajemen proyek adalah usaha kegiatan untuk meraih sasaran yang telah didefenisikan dan ditentukan dengan jelas seeffisien dan seefektif mungkin. Dalam rangka meraih sasaran yang telah disepakati, diperlukan sumber-sumber daya (resources) termasuk sumber daya manusia yang merupakan kunci segalanya.

Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan, jangka waktu yang telah ditetapkan dan kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan,

2. bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya,

3. menciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work),

4. menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana,kondisi kerja, keselamatan kerja dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan,

5. menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan didorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.

Manajemen proyek meliputi proses perencanaan (planning) kegiatan, pengaturan (organizing), pelaksanaan dan pengendalian (controlling). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal proses manajemen.

Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).

Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan

Project Manager

Project Manager dalam struktur organisasi kontraktor memegang posisi sebagai pemimpin dalam pelaksanaan proyek. Tugasnya adalah:

1. menguasai seluruh isi dokumen kontrak,

2. menjamin tersedianya seluruh sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,

3. memantau serta mengevaluasi pelaksanaan proyek,

4. melakukan negosiasi dengan sub kontraktor/suplier,

5. menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan untuk perencanaan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan,

6. memberi pengarahan dalam tahap pembuatan RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek),

7. memberi pengarahan pelaksanaan proyek.

2. Kegiatan yang Dilakukan dalam Manajemen Proyek

Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen proyek yaitu antara lain:

1) Identifikasi Objek yang Akan Dikelola

Di bagian ini dilakukan identifikasi profil objek yaitu suatu kegiatan yang berbentuk proyek, dan perbandingannya dengan kegiatan operasional rutin. Perbedaan kedua jenis kegiatan tersebut di antaranya adalah kegiatan proyek bersifat nonrutin, terdiri dari aneka ragam kegiatan yang saling terkait dan mengikuti pola siklus kelangsungan hidup (life cycle) tertentu yang memiliki batas jelas kapan proyek dimulai dan berhenti. Pada siklus proyek diadakan penahapan dengan komponen kegiatan-kegiatan yang memiliki jenis dan intensitas yang berbeda-beda. Di bagian ini disinggung pula pembagian jenis proyek dan kriteria yang dipakai untuk menggolongkan ukuran proyek menjadi berukuran kecil, sedang, dan besar, serta dianalisis berbagai karakteristik yang khusus melekat pada kegiatan proyek. Identifikasi ini semua bermaksud memberi keterangan dan gambaran mengenai kegiatan apa, dengan sifat-sifat dan perilaku yang bagaimana, yang hendak dikelola.

2) Konsep Pengelolaan yang Akan Dipakai

Setelah memahami sifat dan perilaku kegiatan proyek, maka penyajian dilanjutkan dengan membahas konsep pengelolaan yang dianggap sesuai dengan tuntutan dan sifat serta perilaku kegiatan yang dimaksud yang kemudian disebut manajemen proyek. Dalam hal ini penulis mengetengahkan 3 buah pemikiran di antara sejumlah pengamat dan pemikir masalah-masalah yang erat dengan perkembangan dan pertumbuhan konsep manajemen proyek. Pertama, pemikiran yang mencoba merumuskan definisi konsep manajemen proyek dengan menghubungkannya dengan manajemen umum (general management)/klasik/fungsional. Pemikiran kedua yang menghubungkan konsep manajemen proyek dengan konsep sistem dan pendekatan kontinjensi. Adapun yang ketiga adalah perumusan konsep yang dibuat oleh “Project Management Institute” USA dalam rangka menyusun PM-BOK serta usaha ke arah standardisasi dan sertifikasi profesi manajemen proyek.

Menurut pendapat pertama, fungsi manajemen klasik yang terdiri dari merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendahkan tetap berlaku untuk manajemen proyek, dengan catatan perlu mengadakan “restrukturisasi” di sana-sini serta menggunakan metode dan teknik barn agar mampu menghadapi sifat-sifat dan perilaku yang khusus terdapat pada kegiatan proyek. Misalnya, agar dicapai penggunaan sumber daya yang efisien diperkenalkan arus kerja clan komunikasi horisontal sebagai tambahan arus kerja vertikal yang selama ini telah dikenal dalam manajemen klasik/fungsional. Lebih jauh, dipandang dari sudut organisasi, pengelolaan proyek akan efektif bila terdapat tanggung jawab tunggal dengan tugas terpenting adalah bertindak sebagai integrator dan koordinator dari sejumlah organisasi atau bagian organisasi peserta dan pendukung proyek. Seperti halnya manajemen klasik, dalam manajemen proyek fungsi perencanaan dan pengendalian memegang peranan yang amat menentukan. Lebih dari itu, pada kegiatan proyek, mengingat sifatnya yang cepat berubah, kompleks, dan memiliki hubungan keterkaitan yang tinggi, maka perlu adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian.

Dari sudut pandang konsep sistem, maka pengelolaan suatu kegiatan harus berorientasi ke totalitas. Dengan kata lain, penekanannya terletak kepada keberhasilan tujuan sistem secara keseluruhan, dan bukan hanya kepada komponen-komponennya.

Dalam pada itu, Project Management Institute (PMI) di USA, salah satu institusi terkemuka yang bergerak dalam pengembangan ilmu atau profesi manajemen proyek, merumuskan suatu pengertian konsep manajemen proyek. Berbeda dengan yang pertama, formulasi yang disusun oleh PMI tidak langsung mengaitkannya dengan manajemen klasik meskipun diakui banyak praktek-praktek yang tumpang tindih dengannya. Lebih jauh PMI merumuskan dan menjabarkan konsep tersebut dalam suatu “Project Management Body of Knowledge”.

3) Area Ilmu Manajemen Proyek (PM-BOK)

Agar ilmu atau profesi manajemen proyek secara sistematis dapat dipelajari, dikodefikasi dan disertifikasi sebagai mana layaknya profesi lain seperti Kedokteran, Akuntansi, Hukum, dan lain-lain, maka oleh berbagai institusi seperti PMI-USA, APM (The Association of Project Man­agement)— Inggris dan INTERNET (The International Association of Project Management)— Eropa, telah dirintis penyusunan atribut clasar berupa PM-BOK yaitu area ilmu manajemen proyek. Dalam PM-BOK, PMI mengelompokkan area ilmu manajemen proyek menjadi 9 butir, yaitu pengelolaan integrasi, lingkup, waktu, biaya, mutu, sumber daya manusia, komunikasi, risiko dan pengadaan. PM-BOK dari PMI dan INTERNET.

4) Metode, Teknik, dan Prosedur

Sering dikatakan bahwa menyusun konsep dan filosofi merupakan pekerjaan tersendiri, sedangkan merumuskan konsep dan filosofi tersebut menjadi metode, teknik, dan prosedur adalah pekerjaan yang lain. Kata-kata tersebut untuk menggambarkan bahwa menyusun suatu konsep clan filosofi yang kelihatannya sudah cukup jelas arti dan tujuannya ternyata amat sulit untuk menjabarkannya menjadi metode, teknik, clan prosedur yang pada proses berikutnya dimaksudkan dapat merupakan petunjuk pelaksanaan di lapangan. Banyak contoh menunjukkan suatu konsep telah diterima dan dianggap benar oleh banyak pihak tetapi hasil pelaksanaannya jauh menyimpang dari harapan.

Metode dan teknik ini dipilih yang kegunaannya dianggap bersifat mendasar dan unik untuk proses mengelola proyek, seperti “WORK BREAKDOWN STRUCTURE” untuk mengelola lingkup, “ANALISIS JARINGAN KERJA” (CPM, PERT, dan PDM) untuk perencanaan proyek, IDENTIFIKASI VARIANS, KONSEP NILAI HASIL, CS/CSC untuk pengendalian biaya dan jadwal, dan lain-lain. Sedangkan untuk metode dan teknik yang penting untuk proyek-proyek tertentu tetapi kegunaannya tumpang tindih dengan disiplin ilmu atau profesi lain, seperti disiplin ilmu ekonomi dan produksi [analisis sensitivitas, program linear, "programming" lainnya, teori optimasi, konsep statistik, "proses control chart", pareto diagram, dan lain-lain].

ü Pengendalian

Pada aspek pengendalian, ini ditekankan pentingnya penggunaan metode dan teknik yang dapat memantau atau mengukur kinerja (performance) suatu pekerjaan. Ini berarti harus ada keterkaitan yang menyatu dalam menganalisis kemajuan pekerjaan dengan jumlah biaya yang telah terpakai untuknya. Dengan mengetahui kinerja suatu pekerjaan pada setiap saat pelaporan, akan dapat dibuat prakiraan atau proyeksi keperluan dana sampai akhir penyelesaian proyek. Demikian pula dengan kemungkinan terjadinya keterlambatan, bilamana faktor yang mempengaruhi atau menyebabkan kecenderungan di atas tidak berubah. Hal ini berarti pengelola proyek jauh-jauh hari sebelumnya telah memperoleh tanda peringatan perlu tidaknya diadakan perbaikan penyelenggaraan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

ü Organisasi dan Penyusunan Tim Proyek

Untuk menyusun organisasi dan membentuk tim proyek dikenal berbagai pilihan struktur organisasi yang dapat dipakai untuk proyek yang sedang dihadapi, yaitu dengan mengacu pada organisasi proyek fungsional (OPF), organisasi proyek matriks (OPM), dan organisasi proyek mandiri atau “task force” (OPMi). Sedangkan dalam kepemimpinan proyek ditekankan perlunya penggunaan “expert power” dan “referent power” di samping otoritas resmi yang harus dimiliki oleh seorang pimpinan proyek.

ü Kebijakan dan Tata Laksana

Tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa kebijakan (policy) dan tata laksana (prosedur) memegang peranan yang penting dalam penyelenggaraan suatu kegiatan, yaitu merupakan sarana komunikasi untuk mengatur, mengkoordinir, dan menyatukan arah gerak organisasi. Keperluan akan adanya sarana tersebut amat terasa bagi proyek yang seperti diketahui seringkali memiliki personil dan/atau peserta yang baru pertama kali bekerja sama.

5) Aplikasi Konsep Manajemen Proyek pada Praktek Penyelenggaraan (Operasional) Proyek

Penulis beranggapan bahwa uraian perihal aplikasi konsep manajemen proyek pada praktek operasional untuk proyek tertentu akan banyak membantu secara langsung maupun tidak langsung menangkap dan memahami konsep, metode maupun tata laksana yang terkandung dalam manajemen proyek, karena pada uraian tersebut akan dijumpai contoh nyata aplikasinya dalam praktek penyelenggaraan proyek. Untuk maksud tersebut, penulis memilih proyek en­gineering-manufaktur-konstruksi, karena jenis proyek ini adalah model proyek yang melibatkan kegiatan-kegiatan desain-engineering, pengadaan, subkontrak, manufaktur, perakitan (assem­bly), konstruksi, dan uji coba sistem instalasi atau produk baru yang kompleks. Termasuk golongan ini adalah proyek-proyek pembangunan jaringan telekomunikasi, proyek pembangunan prasarana umum (jembatan, jalan, pelabuhan, dan gedung) dan proyek pembangunan instalasi industri seperti pengilangan minyak (oil refinery), petrokimia, LNG, pupuk, semen, kertas, baja, pembangkit tenaga listrik bahan bakar fosil maupun nuklir, dan lain-lain. Pemilihan ini juga didasarkan pada hal-hal sebagai berikut:

• Jenis proyek di atas sedang giat-giatnya dikerjakan di negara sedang berkembang, termasuk Indonesia. Dengan demikian, erat keterkaitannya dengan pembangunan di Indonesia.
• Mengelola jenis proyek yang berukuran besar dan kompleks akan cukup rumit, kaya persoalan dan permasalahan. Dengan demikian, dalam proses pembahasan akan dapat disajikan keterangan, gambaran, dan contoh yang luas dan beraneka ragam, khususnya dalam aspek manajemen proyek.

Bertitik-tolak dari pemahaman pengelolaan proyek E-MK di atas, maka bila diperlukan akan mudah mempelajari jenis proyek lain yang umumnya relatif sederhana dan kurang kompleks. Dalam penyelenggaraan proyek-proyek E-MK akan selalu dijumpai kegiatan-kegiatan utama seperti pengkajian kelayakan, perencanaan sumber daya, pengadaan perangkat dan peserta, serta implementasi fisik dan penutupan proyek.

ü Peranan Pemilik Proyek

Sepanjang siklus proyek, peranan pemilik berubah-ubah. Misalnya suatu ketika dalam tahap persiapan proyek, pemilik harus langsung memegang “komando” dalam hal-hal yang bersifat strategic seperti memberi keputusan kelangsungan proyek (go or not to go), merumuskan strategi penyelenggaraan, memilih filosofi desain, dan lain-lain. Sedangkan pada tahap implementasi (untuk kontrak lump-sum) dianggap bijaksana bila dapat menempatkan diri sebagai mitra kerja yang waspada, yaitu, misalnya terhadap konsultan dan/atau kontraktor (utama).

Area knowledge management proyek

Knowlegde Area 1

§ Knowledge Area adalah kompetensi-kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek

§ Project Integration manajemen kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek

§ Project Scope management kompetensi untuk mendefisinikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik

Knowlegde Area 2

§ Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek

§ Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengeloaan budget proyek

Knowledge Area 3

§ Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang di lakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah di sepakati sebelumnya

§ Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas yang menggunakan sumber daya manusia yang telibat dalam proyek

§ Project communication management kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan, dan menyimpan informasi proyek

Knowledge Area 4

§ Project risk management kompetensi untuk mengidentifikasi, mengalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan

§ Project procurement management kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi